Najlepšie tipy na výber spolehlivého dodávateľa potravín a nápojov

Analýza ponuky menu a potrieb surovín

Keď sa snažíte zistiť, čo presne je potrebné pre prevádzku, dôkladne sa pozrite na to, aké jedlá a suroviny sa skutočne podávajú. Začnite základným zoznamom všetkých rôznych jedál a nápojov dostupných na mieste vrátane tých špeciálnych položiek, ktoré sa objavujú v určitých časoch roka. Letné menu zvyčajne obsahuje ľahšie jedlá ako šaláty a ovocné dezerty, zatiaľ čo v zimnom období sa podávajú ťažšie komfortné jedlá, po ktorých ľudia túžia, keď vonku klesne teplota. Nezabudnite ani na diétne obmedzenia. Stále viac ľudí má záujem o rastlinné jedlá alebo možnosti bez lepku, preto by tieto aspekty mali byť zohľadnené pri plánovaní. Porovnajte, čo je aktuálne k dispozícii, s tým, kam sa uberie potravinársky priemysel v budúcnosti. Udržiavanie aktuálnych menu a ich prispôsobenie požiadavkám zákazníkov udržiava podniky na čele súťaže. Skutočné vedecké štúdie alebo správy od odborníkov na potraviny môžu podporiť rozhodnutia prijaté počas tohto procesu. Journal of Food Science často publikuje zaujímavé objavy o zmenách v chutiach spotrebiteľov a nových výživových trendoch, ktoré stojí za to poznať.

Určte objem a frekvenciu objednávok

Zisťovanie toho, koľko tovaru objednať a kedy, nie je niečím, čo podniky robia naštvanú. Pohľad späť na to, čo sa minulý rok dobre predávalo, dáva náznaky o tom, čo by mohlo opäť siahnuť z políc, najmä počas týchto rušných období, keď zákazníci začnú prichádzať ako na hodinky. Väčšina reštaurácií zistí, že najlepšie je nastaviť pravidelné dodacie harmonogramy, ktoré zabezpečia čerstvosť surovín na správne spracovanie. Niektoré miesta potrebujú chladničky, zatiaľ čo iné skladujú sušené potraviny vo veľkých boxoch, takže poznanie presného množstva dostupného priestoru má veľký význam pri rozhodovaní o tom, koľko zásob sa má doveziť každý týždeň. Cieľom tu nie je len mať dostatok zásob čakajúcich na použitie. Vždy tu je jemná rovnováha medzi tým, aby ste nedostali nedostatok, a tým, aby ste neskončili s pokazenými výrobkami, ktoré nikto nechce. Mnoho prevádzkovateľov veľmi závisí od staromódnych tabuliek plných čísel z predchádzajúcich mesiacov, hoci niektoré novšie podniky začali experimentovať s pokročilými softvérovými nástrojmi, ktoré tvrdia, že dokážu rozpoznať trendy ešte predtým, ako sa objavia. Tieto programy rozhodne pomáhajú znížiť množstvo plytvania jedlom, ale žiadny algoritmus nemôže úplne nahradiť človeka, ktorý skutočne pozná svoju kuchyňu od podlahy po strop.

Hodnotte úložné a manipulačné schopnosti

Skôr ako čokoľvek iné, udeľte si prehľad o tom, ako dobre funguje vaša súčasná organizácia skladovania a manipulácie pri prevádzke služieb stravovania a nápojov. Preskúmajte, kde veci skladujete teraz a pýtajte sa, či to zvládne prichádzajúce množstvá. Zamyslite sa nad tým, či máte dostatočný priestor v chladiarňach v porovnaní s miestom pre položky, ktoré nevyžadujú chladenie. Budeme potrebovať ďalšie chladiace boxy alebo možno lepšie poličky? Bezpečnosť potravín má v tomto prípade veľký význam. Väčšina kuchýň zistí, že potrebuje špeciálne zariadenia, aby udržala všetko v bezpečných teplotných rozsahoch. Dobrý spôsob, ako znížiť odpad, je použiť systém FIFO – nové zásoby umiestňujte za starší tovar, aby sa nič nezabudlo niekde vzadu. Táto jednoduchá fintou udrží produkty čerstvejšie dlhšiu dobu a zabráni tomu, aby sa pokazili skôr, ako by mali. Pamätáte si tie pravidlá od Úradu pre bezpečnosť a ochranu zdravia pri práci (Health & Safety Executive)? Majú konkrétne smernice týkajúce sa kontroly teploty a oddelenia surových a varených potravín. Dôsledné dodržiavanie týchto noriem nie je dôležité len pre vyhnutie sa pokutám. Zákazníci si všimnú, keď chutná jedlo čerstvo, a keď už bolo príliš dlho ponechané.

Overte certifikáty pre bezpečnosť potravín (HACCP, ISO 22000)

Pri spolupráci so dodávateľmi je dôležité overiť si ich certifikáty týkajúce sa bezpečnosti potravín, aby sme zabezpečili bezpečnosť našich produktov a splnili požiadavky na kvalitu. Pre každého v tomto obchodovaní sa stáva zvykom získanie dokumentov o certifikácii, ako sú HACCP a ISO 22000, pri hodnotení nových partnerov. Tieto dokumenty nám veľa hovoria o tom, ako vážne dodávatelia berú protokoly bezpečnosti potravín. Skúsenosť ukazuje, že dodávatelia s certifikátom sú zvyčajne dôveryhodnejší, pretože ich činnosť prebieha podľa stanovených postupov a pravidelne sa kontroluje. Preto trváme na predložení platných certifikátov a chceme dôkaz, že dodávatelia pravidelne prechádzajú audítnymi procesmi. Tým získame istotu, že dodávatelia dodržiavajú dôležité predpisy o bezpečnosti potravín mesačne a dlhodobo.

Zabezpečte súlad s miestnymi a medzinárodnými predpismi

Dodržiavanie miestnych zdravotných predpisov a globálnych noriem bezpečnosti potravín pomáha predchádzať právnym problémom a zabezpečuje nepretržitý chod dodávateľských reťazcov. Dodávatelia musia tieto zákony prísne dodržiavať, aby sa vyhli pokutám alebo spätnému odvolaniu výrobkov v budúcnosti. Pravidelné kontroly v súlade s požiadavkami vládnych inštitúcií sú pre každého, kto v tejto oblasti pôsobí, nevyhnutné. Analýzy reálnych prípadov, kedy spoločnosti ignorovali predpisy, ukazujú, aké nákladné môžu byť chyby z hľadiska finančného aj povestného. Jedna spoločnosť zaplatila stovky tisíc eur pokút po neúspešných kontrolách, zatiaľ čo iná stratila hlavných klientov kvôli opakovaným porušeniam. Tieto príbehy pripomínajú, prečo je dôležité dodržiavať predpisy v potravinárskej výrobe, a jasne ukazujú, že dodržiavanie nariadení nie je voliteľné, ale nevyhnutné pre dlhodobý úspech v odvetví.

Preverte postupy pre spätný odber a sledovateľnosť

Je veľmi dôležité vedieť, ako dodávatelia zvládajú spätné odbery produktov a ako zabezpečujú stopovateľnosť, keďže to výrazne pomáha pri efektívnom riadení dodávateľského reťazca. Počas rozhovorov s dodávateľmi ich vždy opýtam, ako postupujú v prípade spätného odboru. Ako rýchlo dokážu reagovať? Aký druh komunikácie majú zabezpečený v prípade problémov s bezpečnosťou potravín? Tieto detaily sú dôležité, pretože spoločnosti, ktoré pri riešení problémov rýchlo kona, ušetria peniaze a chránia svoju povest'. Keď sa pozriem na požiadavky na stopovateľnosť, získam veľa informácií o tom, odkiaľ produkty pochádzajú a ako sa pohybujú v rámci systému. Tieto rozhovory podporujem odkazom na skutočné predpisy, ktoré vyžadujú určité praktiky pri zabezpečovaní stopovateľnosti. Zabezpečenie dodržiavania týchto pravidiel nie je len dobrým zvykom – je to nevyhnutné pre udržanie dôveryhodnosti našich dodávateľských operácií voči zákazníkom aj regulátorom.

Hodnotenie dopravy a manažment studenej reťaze

Pri výbere dodávateľov si vyhradite čas na skontrolovanie toho, ako zabezpečujú prepravu a či skutočne dokážu udržať chladenie počas celej dodávky. Zamerajte sa na ich logistické usporiadanie, najmä na spoľahlivo fungujúce teplotné kontroly a na monitorovací systém, ktorý sleduje podmienky počas prepravy. Udržiavanie stabilnej teploty nie je len otázkou dodržiavania predpisov; priamo ovplyvňuje bezpečnosť potravín a ich kvalitu. Mnohé vypuknutia chorôb prenášaných potravinami sú spôsobené poruchami v udržiavaní chladového reťazca. Dobrým začiatkom by bolo preskúmať správy od organizácií, ako sú FDA alebo USDA, o poruchách chladového reťazca v posledných rokoch. Tieto dokumenty často obsahujú cenné ponaučenia z reálnych prípadov. Takýto dôkladný prístup pomáha včas rozpoznať potenciálne problémy, skôr než spôsobia komplikácie v dodávateľskom reťazci, a zároveň upozorňuje na overené najlepšie postupy, ktoré už preukázali svoju účinnosť pri zabezpečovaní spoľahlivosti dodávok v rôznych dodávateľských reťazcoch.

Potvrdenie rozpisov dodávok a náhradných plánov

Zabezpečenie dodávateľov s jasnými dodacími termínmi zohráva kľúčovú úlohu pri udržiavaní vysokej úrovne služieb. Opýtajte sa ich, ako riešia neočakávané problémy počas prepravy, keďže to priamo ovplyvňuje kvalitu potravín, ak sa veci vyvíjajú inak, ako bolo plánované. Mnohé podniky pripisujú hodnotu tomu, vedieť, kto sú ich náhradní dodávatelia, pre prípad, že by hlavné dodacie trasy boli neprístupné. Analýza skutočných čísel týkajúcich sa výkonu dodávok v minulosti pomáha efektívne vybrať si vhodných partnerov. Spoločnosť, ktorá dodáva s meškaním trikrát z desať, nebude úspešná v porovnaní s firmou, ktorá dosiahla 85 % pri dodržaní termínov v priebehu posledného roka, ako uvádzajú odborné správy.

Skontrolujte geografické pokrytie a škálovateľnosť

Je dôležité vedieť, ktoré geografické oblasti dodávatelia pokrývajú, keď uvažujete o raste podnikania v budúcnosti. Dôkladné preskúmanie toho, či dodávatelia zvládnu rast objednávok, ovplyvňuje to, čo sa dostane na jedálny lístok a koľko zásob je potrebné objednať. Prehliadka ich zariadení pomáha zistiť, či sú pripravení zvládnuť väčšie objednávky alebo iný typ produktov. Zváženie toho, kadiaľ sa uberal trend odvetvia, poskytuje užitočné pozadie a vysvetľuje, prečo je rozumné vybrať dodávateľov, ktorí dokážu rozšíriť svoje operácie do viacerých lokalít. Ak sa všetky tieto body správne zvážia, zvýši sa pravdepodobnosť, že vybraný dodávateľ bude skutočne schopný zvládnuť to, čo príde v budúcnosti.

Porozumejte zliavám za hromadné nákupy

Nákup vo veľkom skutočne robí rozdiel, keď sa snažíte znížiť náklady na potravinové zásoby. Väčšina dodávateľov ponúka lepšie ceny pri objednávke väčších množstiev, takže čím viac tovaru sa objedná za jedno, tým nižšia býva cena za kus. Opýtajte sa dodávateľov na podrobné cenovky – zvyčajne tam niekde uvádzajú rôzne zľavové stupne. Niektorí ľudia si dokonca prepočítajú rôzne varianty scénárov, skôr ako sa rozhodnú pre veľké objednávky, aby zistili, ako by to mohlo ovplyvniť ich výslednú bilanciu. Podľa údajov z odvetvia približne 70 % dodávateľov ponúka zľavy medzi 10 a 15 % z bežných cien pre tých, ktorí pravidelne vkladajú významné objednávky. Toto vedomie pomáha podnikom lepšie plánovať svoje nákupné potreby a zároveň sledovať náklady aj zisky v priebehu času.

Identifikujte ďalšie poplatky (doručenie, úložisko)

Zisťovanie týchto zákerných dodatočných nákladov, ako sú poplatky za dodanie, servisné poplatky a náklady na skladovanie, má veľký význam, ak chceme zabrániť tomu, aby naše výdavky prudko narastali. Pri rokovaní so dodávateľmi je veľmi dôležité, aby sme od nich dostali jasne špecifikované všetky možné poplatky, ktoré by neskôr mohli pripadnúť. Presné vedzenie o tom, za čo platíme, výrazne uľahčuje rozpočtovanie a chráni nás pred neočakávanými účtami, ktoré môžu vážne ovplyvniť prietok hotovosti. Vo svete potravinárskeho priemyslu existuje dosť príkladov, kedy spoločnosti utrpeli straty kvôli neočakávaným poplatkom, ktoré výrazne skrížili zisky. Preto múdre podniky sledujú, čo všetko súhlasia podpísať. Zapísanie všetkého do detailných zmlúv veľmi pomáha pri udržiavaní jasnejších podmienok a chráni pred tými nepríjemnými pasce hidden nákladov, do ktorých mnohé spoločnosti padajú práve vtedy, keď to najmenej očakávajú.

Vyjednávanie transparentných platobných podmienok

Jasné dohodnutie platebných podmienok robí rozdiel, keď ide o hladký chod medzi podnikmi. Keď obe strany presne vedia, čo sa očakáva, peniaze sa zvyčajne pohybujú rýchlejšie a neskôr vzniká menej sporov. Mnohé spoločnosti zistia, že je užitočné diskutovať o plánoch platieb, ktoré skutočne zohľadňujú ich mesačný tok hotovosti, namiesto slepého dodržiavania ľubovoľných kalendárnych dátumov. Dobrá komunikácia ohľadom finančných záležitostí buduje skutočné vzťahy so dodávateľmi, ktoré vydržia dlhšie než jednu transakciu. Väčšina odvetví si zvolila niečo ako bežných 30 dní ako štandardnú prax, ale múdri vyjednávači to budú používať ako východiskový bod, nie ako absolútnu pravidlo. Vždy sa oplatí hľadať kompromisy, ktoré povedú k lepšej spolupráci v budúcnosti.

Nastavte Jasné Komunikačné Protokoly

Jasné pravidlá komunikácie robia všetký rozdiel pri budovaní dobrých vzťahov so dodávateľmi. Reštaurácie musia zistiť, kto zvláda čo a ako uprednostňujú výmenu správ, aby objednávky prebiehali hladko a problémy sa riešili rýchlo. Obzvlášť počas rušných časov je veľmi dôležité rýchlo vymieňať informácie tam a späť, pretože nikto nechce, aby sa veci oneskorovali alebo prepadávali. Mnohé reštaurácie dnes využívajú špeciálne softvéry alebo online nástroje na udržiavanie spojenia so svojimi dodávateľmi ohľadom všetkého, od denných dodávok až po zmeny v poslednej chvíli. Keď všetci vedia, čo sa deje a môžu sa ľahko spojiť, postupne sa buduje dôvera. Dodávatelia majú väčšiu dôveru, že budú plniť očakávania, zatiaľ čo personál reštaurácie strávi menej času hľadaním odpovedí a viac času efektívnym riadením svojho podniku.

Diskutujte o manažmente alergénov a ich označovaní

Zvládanie alergénov a správne označovanie nie je voliteľné, keď ide o dodržiavanie predpisov a zabezpečenie bezpečnosti zákazníkov. Podniky musia zistiť, ktoré kroky sú nevyhnutné, a úzko spolupracovať so svojimi dodávateľmi na presnom označovaní po celý reťazec dodávania. Ak sú výrobky nesprávne označené alebo kontaminované, problémy idú ďaleko za rámec papiernických záležitostí a ohrozujú aj ľudské životy. Žiadať od dodávateľov dôkaz o ich postupoch kontroly alergénov dáva zmysel pri identifikovaní akýchkoľvek skrytých nebezpečenstiev, skôr než sa stanú skutočnými problémami. Pri pohľade na to, čo sa stane pri skutočných incidentoch bezpečnosti potravín, sa ukazuje, prečo sú dobré kontroly alergénov v praxi, nie len teoreticky, tak dôležité.