Βασικοί Κανόνες για την Επιλογή Πιστεύουμενου Προμηθευτή Τροφίμων και Ποτών

Ανάλυση Προσφορών Μενού και Αναγκών Συστατικών

Καθορίζοντας τι ακριβώς απαιτείται για τη διαχείριση, ρίξτε μια καλή ματιά στα τρόφιμα και στα συστατικά που προσφέρονται πραγματικά. Ξεκινήστε με μια βασική λίστα όλων των διαφορετικών γευμάτων και ποτών που είναι διαθέσιμα στον χώρο, συμπεριλαμβανομένων εκείνων των ειδικών προϊόντων που εμφανίζονται κατά καιρούς. Τα μενού του καλοκαιριού τείνουν να περιλαμβάνουν ελαφρύτερα γεύματα, όπως σαλάτες και επιδόρπια με βάση τα φρούτα, ενώ τον χειμώνα προσφέρονται πιο βαριά γεύματα που προκαλούν ζέστη και άνεση και επιθυμούνται όταν κρυώνει ο καιρός. Μην ξεχάσετε να λάβετε υπόψη σας και τους περιορισμούς στη διατροφή. Όλο και περισσότεροι άνθρωποι επιθυμούν γεύματα χωρίς ζωικά προϊόντα ή επιλογές χωρίς γλουτένη, οπότε αυτές οι προϋποθέσεις θα πρέπει να ληφθούν υπόψη κατά τον σχεδιασμό. Συγκρίνετε αυτά που προσφέρονται αυτή τη στιγμή με την κατεύθυνση προς την οποία φαίνεται να κινείται ο κόσμος της διατροφής. Διατηρώντας τα μενού φρέσκα και εναρμονισμένα με τις επιθυμίες των πελατών, διατηρείτε την επιχείρηση μπροστά από την πλειοψηφία. Η μελέτη πραγματικών ερευνητικών εργασιών ή αναφορών από εμπειρογνώμονες της βιομηχανίας τροφίμων μπορεί να στηρίξει τις αποφάσεις που λαμβάνονται κατά τη διάρκεια αυτής της διαδικασίας. Το Περιοδικό Επιστήμης Τροφίμων (Journal of Food Science) δημοσιεύει συχνά ενδιαφέρουσες εργασίες σχετικά με τις μεταβαλλόμενες προτιμήσεις των καταναλωτών και τις νέες τάσεις της διατροφής που αξίζει να γνωρίζετε.

Ορίστε τον όγκο και τη συχνότητα παραγγελίας

Η διαδικασία καθορισμού της ποσότητας των ειδών που πρέπει να παραγγείλετε και της χρονικής στιγμής το κάνουν οι επιχειρήσεις με μεγάλη προσοχή και όχι εκ του πού. Η ανασκόπηση των πωλήσεων από την προηγούμενη χρονιά μπορεί να δώσει σημαντικές πληροφορίες για το τι ενδέχεται να πουληθεί καλά ξανά, ιδιαίτερα σε εκείνες τις πολύ απασχολημένες περιόδους όπου οι πελάτες έρχονται σαν ρολόι. Οι περισσότερες ταβέρνες και εστιατόρια έχουν διαπιστώσει πως η διαρκής προγραμματισμένη παραλαβή πρώτων υλών είναι η καλύτερη λύση για να διατηρούνται τα υλικά φρέσκα και κατάλληλα για μαγείρεμα. Κάποια είδη χρειάζονται ψυγεία και ψυχροσταθμούς, ενώ άλλα αποθηκεύονται σε αποθήκες ψυχομένων χώρων, γι’ αυτό το λόγο είναι πολύ σημαντικό να γνωρίζετε ακριβώς πόσος χώρος διατίθεται για να αποφασίσετε πόσο απόθεμα θα εισέρχεται κάθε εβδομάδα. Το στόχος εδώ δεν είναι απλώς να έχετε αρκετό απόθεμα που να περιμένει να χρησιμοποιηθεί. Υπάρχει πάντα μια εύθραυστη ισορροπία ανάμεσα στο να μην τελειώνουν τα είδη και στο να μην περισσεύουν προϊόντα που θα χαλάσουν και δεν θα τα θέλει κανείς. Πολλοί υπεύθυνοι βασίζονται ακόμα σε παλιομοδίτικα αρχεία Excel με αριθμούς από προηγούμενους μήνες, αν και ορισμένες νεότερες επιχειρήσεις έχουν αρχίσει να χρησιμοποιούν πιο προηγμένα εργαλεία λογισμικού που υπόσχονται πως μπορούν να προβλέπουν τάσεις πριν αυτές εμφανιστούν. Αυτά τα προγράμματα βοηθούν σίγουρα στη μείωση των τροφίμων που πετιούνται, αλλά κανένας αλγόριθμος δεν μπορεί να αντικαταστήσει ποτέ κάποιον που γνωρίζει πραγματικά την κουζίνα του χωρίς περιθώριο αμφιβολίας.

Αξιολογήστε τις δυνατότητες αποθήκευσης και διαχείρισης

Πριν από οτιδήποτε άλλο, αξιολογήστε πόσο καλά λειτουργεί η διαρρύθμιση αποθήκευσης και χειρισμού σας για την ομαλή εκτέλεση υπηρεσιών τροφίμων και ποτών. Δείτε πού αποθηκεύετε αυτή τη στιγμή τα προϊόντα και ρωτήστε αν μπορεί να ανταποκριθεί στις προσεχείς ανάγκες. Σκεφτείτε τον χώρο ψύξης σε σχέση με τον χώρο για προϊόντα που δεν χρειάζονται ψύξη. Χρειαζόμαστε επιπλέον ψυγεία ή ίσως καλύτερες ράφια; Η ασφάλεια των τροφίμων είναι εξαιρετικά σημαντική σε αυτό το σημείο. Οι περισσότερες κουζίνες διαπιστώνουν ότι χρειάζονται ειδικό εξοπλισμό απλώς για να διατηρήσουν όλα τα τρόφιμα σε ασφαλείς θερμοκρασίες. Ένας καλός τρόπος για τη μείωση των αποβλήτων είναι η εφαρμογή του συστήματος FIFO (First In, First Out) - τοποθετείστε τα νέα αποθέματα πίσω από τα παλιότερα, ώστε τίποτα να μην ξεχνιέται στο πίσω μέρος. Αυτό το απλό κόλπο διατηρεί τα προϊόντα φρέσκα για περισσότερο καιρό και εμποδίζει την πρόωρη φθορά τους. Θυμηθείτε τους κανόνες της Health & Safety Executive; Έχουν συγκεκριμένες οδηγίες σχετικά με τον έλεγχο θερμοκρασίας και τον διαχωρισμό των ωμών από τα μαγειρεμένα τρόφιμα. Η τήρηση αυτών των προτύπων είναι σημαντική όχι μόνο για να αποφεύγονται πρόστιμα. Οι πελάτες αντιλαμβάνονται πότε το φαγητό είναι φρέσκο και πότε έχει μείνει πολύ καιρό αχρησιμοποίητο.

Επαλήθευση πιστοποιητικών ασφάλειας τροφίμων (HACCP, ISO 22000)

Κατά τη συνεργασία με προμηθευτές, η διαπίστωση των πιστοποιήσεών τους σχετικά με την ασφάλεια των τροφίμων είναι πολύ σημαντική για να διασφαλίζεται η ασφάλεια των προϊόντων μας και να καλύπτονται οι προσδοκίες ποιότητας. Για όποιον ασχολείται με αυτήν τη διαδικασία, η απόκτηση εγγράφων πιστοποίησης, όπως το HACCP και το ISO 22000, γίνεται αυτονόητη υπόθεση κατά την αξιολόγηση νέων συνεργατών. Τα έγγραφα αυτά μας δείχνουν πόσο σοβαρά αντιμετωπίζει ένας προμηθευτής τα πρωτόκολλα ασφάλειας τροφίμων. Η εμπειρία δείχνει πως οι πιστοποιημένοι προμηθευτές τείνουν να είναι πιο αξιόπιστοι, αφού οι διαδικασίες τους ακολουθούν καθορισμένες διαδικασίες και ελέγχονται τακτικά. Γι' αυτό απαιτούμε να βλέπουμε τα τρέχοντα πιστοποιητικά και θέλουμε να έχουμε απόδειξη πως οι προμηθευτές υποβάλλονται πραγματικά σε επιθεωρήσεις περιοδικά. Μας δίνει αίσθημα ασφάλειας να ξέρουμε πως ακολουθούν ακόμα αυτούς τους σημαντικούς κανόνες ασφάλειας τροφίμων μήνα μετά μήνα.

Εγγύηση συμμόρφωσης με τους τοπικούς και διεθνείς κανονισμούς

Η ενημέρωση για τους τοπικούς κανόνες υγείας και τα παγκόσμια πρότυπα ασφάλειας τροφίμων βοηθά στην πρόληψη νομικών προβλημάτων και διασφαλίζει την ομαλή λειτουργία των εφοδιαστικών αλυσίδων. Οι προμηθευτές πρέπει να συμμορφώνονται αυστηρά με αυτούς τους νόμους για να αποφεύγουν πρόστιμα ή ανακλήσεις προϊόντων στο μέλλον. Οι τακτικοί έλεγχοι για τη συμμόρφωση με τις απαιτήσεις των κυβερνητικών φορέων είναι απαραίτητοι για όποιον δραστηριοποιείται σε αυτόν τον τομέα. Η εξέταση πραγματικών περιστατικών, όπου εταιρείες αγνόησαν τους κανονισμούς, δείχνει πόσο δαπανηρά μπορούν να είναι τα λάθη, τόσο οικονομικά όσο και σε επίπεδο φήμης. Μία εταιρεία πλήρωσε εκατοντάδες χιλιάδες ευρώ πρόστιμα αφού απέτυχε σε επιθεωρήσεις, ενώ μία άλλη έχασε σημαντικούς πελάτες λόγω επανειλημμένων παραβιάσεων. Αυτές οι ιστορίες υπενθυμίζουν γιατί η συμμόρφωση είναι τόσο σημαντική στην παραγωγή τροφίμων, καθιστώντας σαφές πως η τήρηση των κανονισμών δεν είναι προαιρετική, αλλά απαραίτητη για τη μακροχρόνια επιτυχία στον κλάδο.

Επανεξέταση των Διαδικασιών Ανακλήσεως και Ανακατασκευής

Το να μαθαίνουμε πώς οι προμηθευτές αντιμετωπίζουν τις ανακλήσεις προϊόντων και διατηρούν την εποπτεία είναι πραγματικά σημαντικό για την αποτελεσματική διαχείριση της εφοδιαστικής μας αλυσίδας. Κατά την επικοινωνία μαζί τους, ρωτάω πάντα τι διαδικασίες ακολουθούνται σε περίπτωση ανάκλησης. Πόσο γρήγορα μπορούν να ανταποκριθούν; Τι είδους επικοινωνία έχουν σε περίπτωση προβλήματος ασφάλειας τροφίμων; Αυτές οι πληροφορίες είναι σημαντικές, γιατί οι εταιρείες που δρουν γρήγορα όταν προκύπτουν προβλήματα εξοικονομούν χρήματα και προστατεύουν τη φήμη τους. Η εξέταση των απαιτήσεων εποπτείας μου δείχνει πολλά για την προέλευση των προϊόντων και τον τρόπο μετακίνησής τους μέσα στο σύστημα. Υποστηρίζω αυτές τις συζητήσεις παραπέμποντας σε πραγματικές ρυθμίσεις που θέτουν συγκεκριμένες πρακτικές εποπτείας. Να διασφαλίζουμε ότι οι προμηθευτές ακολουθούν αυτούς τους κανόνες δεν είναι μόνο καλή πρακτική, είναι απαραίτητο για να διατηρήσουμε την εμπιστοσύνη της εφοδιαστικής μας αλυσίδας στα μάτια πελατών και ελεγκτικών αρχών.

Αξιολόγηση μεταφοράς και διαχείρισης κρύου

Καθώς εξετάζετε προμηθευτές, αφιερώστε χρόνο για να ελέγξετε τον τρόπο με τον οποίο διαχειρίζονται τη μεταφορά και αν μπορούν πραγματικά να διατηρούν το ψύχος σε όλη τη διάρκεια της παράδοσης. Εξετάστε πιο προσεκτικά τη διαμόρφωση των εφοδιαστικών τους αλυσίδων, ειδικά όσον αφορά τους ελέγχους θερμοκρασίας που λειτουργούν αξιόπιστα καθώς και κάποιο σύστημα παρακολούθησης που καταγράφει τις συνθήκες κατά τη διάρκεια της μεταφοράς. Η διατήρηση σταθερής θερμοκρασίας δεν είναι απλώς θέμα συμμόρφωσης με κανόνες· επηρεάζει άμεσα το αν τα τρόφιμα παραμένουν ασφαλή και διατηρούν την ποιότητά τους. Πολλές εξάρσεις τροφικών λοιμώξεων οφείλονται σε διακοπές στη διατήρηση της ψυκτικής αλυσίδας. Ένας καλός τρόπος να ξεκινήσετε είναι να ελέγχετε εκθέσεις από οργανισμούς όπως η FDA ή η USDA σχετικά με αποτυχίες στην ψυκτική αλυσίδα τα τελευταία χρόνια. Τα έγγραφα αυτά περιέχουν συχνά πολύτιμα διδάγματα από πραγματικά περιστατικά. Η εφαρμογή αυτής της εξονυχιστικής προσέγγισης βοηθά στον εντοπισμό πιθανών προβλημάτων πριν προκαλέσουν ζημιές στη συνέχεια, ενώ ταυτόχρονα δείχνει και προς καθιερωμένες καλές πρακτικές που έχουν αποδειχθεί στη διατήρηση της αξιοπιστίας των παραδόσεων σε διάφορες εφοδιαστικές αλυσίδες.

Επιβεβαιώστε τους χρονοδιαγράμματα παράδοσης και τα σχέδια επανάστασης

Η εξασφάλιση προμηθευτών που συμμετέχουν με σαφείς προγράμματα παράδοσης κάνει τη διαφορά ώστε να διατηρείται υψηλό επίπεδο εξυπηρέτησης. Ρωτήστε τους πώς αντιμετωπίζουν απρόσμενα προβλήματα κατά τη μεταφορά, αφού αυτό επηρεάζει άμεσα την ποιότητα των τροφίμων όταν τα πράγματα δεν πηγαίνουν όπως είχαν προγραμματιστεί. Πολλές επιχειρήσεις βρίσκουν χρήσιμο να γνωρίζουν ποιοι είναι οι εναλλακτικοί τους προμηθευτές για την περίπτωση που κάποιος από τους κύριους προμηθευτές αποκλειστεί κάπως. Η εξέταση πραγματικών αριθμών σχετικά με την παραδοτική απόδοση στο παρελθόν βοηθά στην αποτελεσματική επιλογή δυναμικών συνεργατών. Μια εταιρεία που παραδίδει με καθυστέρηση τρεις φορές στις δέκα δεν μπορεί να θεωρηθεί αποδεκτή σε σύγκριση με μια άλλη που διαθέτει ποσοστό εύρυθμης παράδοσης 85% την τελευταία χρονιά σύμφωνα με τις εκθέσεις του κλάδου.

Έλεγχος Γεωγραφικής κάλυψης και Μετασκαλευσιμότητας

Το να γνωρίζετε ποιες περιοχές εξυπηρετούν οι προμηθευτές γεωγραφικά είναι σημαντικό όταν σκέφτεστε την ανάπτυξη της επιχείρησης στο μέλλον. Μια καλή εξέταση του αν οι προμηθευτές μπορούν να ανταποκριθούν στην επέκταση επηρεάζει πραγματικά το τι πρόκειται να βρεθεί στα μενού και πόσα αποθέματα χρειάζεται να παραγγείλετε. Η επιθεώρηση των εγκαταστάσεών τους βοηθά να κατανοήσετε αν είναι εξοπλισμένοι να αντιμετωπίσουν μεγαλύτερες παραγγελίες ή διαφορετικού τύπου προϊόντα. Η εξέταση της κατεύθυνσης προς την οποία κινείται η βιομηχανία παρέχει χρήσιμο υπόβαθρο, δείχνοντας γιατί η επιλογή προμηθευτών που μπορούν να αυξομειώσουν τις επιχειρήσεις τους σε πολλαπλές τοποθεσίες έχει νόημα. Όταν ληφθούν υπόψη όλα αυτά τα στοιχεία, υπάρχει μεγαλύτερη πιθανότητα ο επιλεγμένος προμηθευτής να μπορεί πραγματικά να ανταποκριθεί σε ό,τι έρχεται στη συνέχεια για την επιχείρηση.

Κατανοήστε τα Έκπτωσης Μαζικών Αγορών

Η αγορά σε χονδρική πραγματοποιεί πραγματική διαφορά όταν προσπαθείτε να μειώσετε το κόστος στις τροφιμοπαραγγελίες. Οι περισσότεροι προμηθευτές παρέχουν καλύτερες τιμές όταν παραγγέλνετε μεγαλύτερες ποσότητες, οπότε όσο περισσότερα προϊόντα παραγγέλνονται ταυτόχρονα, τόσο χαμηλότερη είναι συνήθως η τιμή ανά αντικείμενο. Ρωτήστε τους προμηθευτές για τους λεπτομερείς πίνακες τιμών, καθώς συνήθως έχουν διάφορα επίπεδα εκπτώσεων καταγεγραμμένα κάπου εκεί μέσα. Κάποιοι άνθρωποι πραγματοποιούν ακόμη διάφορα ενδεχόμενα «τι θα γινόταν αν» πριν προχωρήσουν σε μεγάλες παραγγελίες, απλώς και μόνο για να δουν πώς θα επηρεαστεί το τελικό κόστος. Με βάση στοιχεία της βιομηχανίας, περίπου το 70% των προμηθευτών παρέχουν εκπτώσεις μεταξύ 10 και 15% στις κανονικές τιμές για όσους πραγματοποιούν συχνά σημαντικές παραγγελίες. Η γνώση αυτή βοηθά τις επιχειρήσεις να σχεδιάζουν πιο έξυπνα τις ανάγκες τους σε προμήθειες, κρατώντας ταυτόχρονα υπό έλεγχο τόσο τα έξοδα όσο και τα κέρδη μεσοπρόθεσμα και μακροπρόθεσμα.

Εντοπισμός Επιπλέον Επιβαρύνσεων (Μεταφορά, Αποθήκευση)

Η εύρεση εκείνων των διορθωτικών επιπλέον εξόδων, όπως τα τέλη παράδοσης, τα τέλη υπηρεσίας και τα τέλη αποθήκευσης, έχει μεγάλη σημασία, εάν θέλουμε να ελέγξουμε τις δαπάνες μας ώστε να μην εκτοξευτούν εκτός ελέγχου. Κατά την επικοινωνία με τους προμηθευτές, είναι πολύ σημαντικό να τους πάρουμε να ξεδιπλώσουν κάθε πιθανή χρέωση που θα μπορούσαν να προσθέσουν αργότερα. Το να γνωρίζετε ακριβώς για τι πληρώνετε, καθιστά πολύ πιο εύκολο τον προϋπολογισμό και σας προστατεύει από ξαφνικές χρεώσεις που μπορούν να καταστρέψουν την ταμειακή σας ροή. Στον κόσμο των τροφίμων υπάρχουν πολλά παραδείγματα όπου εταιρείες έχουν υποστεί ζημιές λόγω απρόσμενων τελών που μείωσαν σημαντικά τα κέρδη τους. Γι' αυτόν τον λόγο, οι προνοητικές επιχειρήσεις παραμένουν επιφυλακτικές ως προς αυτό που δεσμεύονται να υπογράψουν. Η κατοχύρωση όλων των όρων σε λεπτομερείς συμβάσεις συμβάλλει σημαντικά στη διασάφηση των όρων και στην προστασία από τις επικίνδυνες παγίδες των κρυμμένων εξόδων, στις οποίες πολλές εταιρείες πέφτουν όταν το περιμένουν λιγότερο.

Διαπραγματευτείτε Διαφανείς Όρους Πληρωμής

Η σαφήνεια ως προς τους όρους πληρωμής κάνει τη διαφορά όταν πρόκειται να διατηρηθούν ομαλές επιχειρηματικές σχέσεις. Όταν και οι δύο πλευρές γνωρίζουν ακριβώς τι αναμένεται, τα χρήματα τείνουν να κινούνται πιο γρήγορα μέσα από το σύστημα και προκύπτουν λιγότερες διαμάχες στη συνέχεια. Πολλές εταιρείες βρίσκουν χρήσιμο να συζητούν προγράμματα πληρωμών που συμφωνούν πραγματικά με τη ροή των ταμειακών τους διαθέσιμων καθ' όλη τη διάρκεια του μήνα, αντί να κολλάνε αυστηρά σε τυχαίες ημερομηνίες ημερολογίου. Η καλή επικοινωνία σχετικά με θέματα χρημάτων δημιουργεί πραγματικές σχέσεις με προμηθευτές οι οποίες υπερβαίνουν μία μόνο συναλλαγή. Οι περισσότερες βιομηχανίες έχουν επικρατήσει κάτι σαν τις καθαρές 30 ημέρες ως τυποποιημένη πρακτική, αλλά οι έξυπνοι διαπραγματευτές θα χρησιμοποιήσουν αυτό ως σημείο εκκίνησης αντί για απόλυτο κανόνα. Στο τέλος, η εύρεση ενός μεσαίου δρόμου οδηγεί συνήθως σε καλύτερη συνεργασία στο μέλλον.

Ιδρύστε Σαφείς Πρωτοκόλλα Επικοινωνίας

Οι σαφείς κανόνες επικοινωνίας κάνουν τη διαφορά όταν χτίζετε καλές σχέσεις με τους προμηθευτές σας. Τα εστιατόρια πρέπει να καταλάβουν ποιος υπεύθυνος ασχολείται με τι και με ποιον τρόπο προτιμούν να στέλνουν μηνύματα, ώστε οι παραγγελίες να προχωρούν ομαλά και τα προβλήματα να λύνονται γρήγορα. Ειδικά σε περιόδους αυξημένης δραστηριότητας, η γρήγορη ανταλλαγή πληροφοριών είναι πολύ σημαντική, γιατί κανείς δεν θέλει να διαπιστώσει καθυστερήσεις ή να χάνονται πράγματα στη διαδικασία. Πολλά εστιατόρια χρησιμοποιούν πλέον ειδικά προγράμματα ή εργαλεία στο διαδίκτυο για να διατηρούν την επικοινωνία με τους προμηθευτές τους, από τις καθημερινές παραδόσεις μέχρι τις αλλαγές της τελευταίας στιγμής. Όταν όλοι γνωρίζουν τι συμβαίνει και μπορούν να επικοινωνούν εύκολα μεταξύ τους, με την πάροδο του χρόνου δημιουργείται εμπιστοσύνη. Οι προμηθευτές νιώθουν πιο αισιόδοξοι ότι μπορούν να ανταποκριθούν στις προσδοκίες, ενώ το προσωπικό των εστιατορίων δεν ξοδεύει πολύ χρόνο για να βρει απαντήσεις και αφιερώνει περισσότερο χρόνο στην αποτελεσματική διαχείριση της επιχείρησης.

Συζήτηση Διαχείρισης και Ετικετοποίησης Αλλεργενών

Η διαχείριση αλλεργιογόνων και η σωστή επισήμανση δεν είναι προαιρετική όταν πρόκειται για τη διατήρηση της συμμόρφωσης και την προστασία των πελατών. Οι επιχειρήσεις πρέπει να καθορίσουν ποια βήματα είναι απαραίτητα και να συνεργαστούν στενά με τους προμηθευτές τους για την ακριβή επισήμανση σε όλη την αλυσίδα εφοδιασμού. Όταν τα προϊόντα επισημαίνονται λανθασμένα ή μολύνονται, τα προβλήματα ξεπερνούν κατά πολύ τις γραπτές διαδικασίες, καθώς θέτουν σε κίνδυνο πραγματικά ανθρώπινες ζωές. Είναι λογικό να ζητάμε από τους προμηθευτές να μας παρέχουν αποδείξεις για τις διαδικασίες ελέγχου αλλεργιογόνων που εφαρμόζουν, ώστε να εντοπίζουμε πιθανούς κινδύνους πριν μετατραπούν σε πραγματικά προβλήματα. Η εξέταση των συμβανότων σε πραγματικές καταστάσεις ασφάλειας τροφίμων δείχνει γιατί οι καλές πρακτικές ελέγχου αλλεργιογόνων είναι τόσο σημαντικές στην πράξη, όχι μόνο στη θεωρία.