نکات مهم برای انتخاب یک تأمین کننده غذای قابل اعتماد و مشروبات

تحلیل پیشنهادات منو و نیاز به مواد اولیه

هنگام اینکه دقیقاً مشخص می‌کنید چه چیزهایی برای عملیات لازم است، به دقت به غذاها و مواد اولیه‌ای که واقعاً سرو می‌شوند نگاه کنید. با فهرستی اولیه از تمام وعده‌های غذایی و نوشیدنی‌های موجود در آن مکان شروع کنید، از جمله آیتم‌های خاصی که در مواقع خاصی از سال ارائه می‌شوند. منوهای تابستانی معمولاً شامل غذاهای سبک‌تری مانند سالادها و دسرهای مبتنی بر میوه هستند، در حالی که در زمستان غذاهای سنگین‌تر و راحت‌کننده‌ای که مردم در هوای سرد به دنبال آن هستند، مورد توجه قرار می‌گیرند. محدودیت‌های رژیمی را فراموش نکنید. امروزه افراد بیشتری به دنبال غذاهای گیاهی یا گزینه‌های بدون گلوتن هستند، بنابراین این موارد باید در برنامه‌ریزی لحاظ شوند. آنچه اکنون در دسترس است را با آنچه که به نظر می‌رسد جهان صنعت غذا در پیش دارد مقایسه کنید. نگه داشتن منو به‌روز و هماهنگ با آنچه مشتریان می‌خواهند، به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا از رقبا پیش بیفتند. مطالعه واقعی مقالات تحقیقاتی یا گزارش‌های منتشر شده از سوی کارشناسان صنعت غذا نیز می‌تواند در تصمیم‌گیری‌های این مرحله یاری‌رسان باشد. مجله علم تغذیه (Journal of Food Science) اغلب یافته‌های جالبی درباره تغییرات سلیقه مصرف‌کنندگان و روندهای جدید تغذیه منتشر می‌کند که ارزشمند است.

تعیین حجم و فرکانس سفارش

تعیین اینکه چقدر کالا سفارش دهیم و در چه زمانی، کاری نیست که کسب‌وکارها به صورت تکان‌خورده انجام دهند. بررسی اینکه گذشته چه چیزهایی فروش خوبی داشته‌اند، می‌تواند نشانه‌هایی از این باشد که کدام کالاها دوباره ممکن است به خوبی فروش روند، به‌ویژه در آن فصول پرکار که مشتریان با دقتی شبیه به ساعت وارد مغازه‌ها می‌شوند. بیشتر رستوران‌ها متوجه شده‌اند که تنظیم برنامه‌های منظم تحویل بهترین راه برای حفظ تازگی مواد اولیه به منظور استفاده صحیح در آشپزی است. برخی مکان‌ها به یخچال‌های تهویه‌ای نیاز دارند، در حالی که دیگران کالاهای خشک را در اتاق‌های سرد انبار می‌کنند، بنابراین دانستن دقیق فضای موجود بسیار مهم است تا بتوان تصمیم گرفت هر هفته چقدر موجودی وارد شود. هدف فقط این نیست که به سادگی انبار کافی از مواد در دسترس باشد تا استفاده شوند. همیشه یک تعادل ظریف بین اینکه کمبودی ایجاد نشود و اینکه با محصولات فاسدشده که کسی نمی‌خواهد روبرو نشویم وجود دارد. بسیاری از مدیران به شدت به جداول سنتی اکسل پر از اعداد و ارقام ماه‌های قبلی متکی هستند، هرچند برخی از مراکز جدیدتر شروع به استفاده از نرم‌افزارهای پیچیده‌تری کرده‌اند که ادعای شناسایی روندها قبل از وقوع آنها را دارند. این برنامه‌ها قطعاً به کاهش ضایعات غذایی کمک می‌کنند، اما هیچ الگوریتمی نمی‌تواند به طور کامل فردی را جایگزین کند که واقعاً آشپزخانه‌اش را از پایه می‌شناسد.

ارزیابی ظرفیت ذخیره‌سازی و مدیریت

قبل از هر چیز دیگر، موجودی و نحوه مدیریت انبار و دسترسی به مواد غذایی و نوشیدنی را به منظور ارائه خدمات به‌صورت روان بررسی کنید. مکان‌هایی که اکنون اقلام را در آن نگه می‌دارید را مورد ارزیابی قرار دهید و ببینید آیا می‌توانند با حجم ورودی‌های آینده کنار بیایند یا خیر. فضای یخچالی را در مقابل مکان‌هایی که نیازی به سرمایش ندارند در نظر بگیرید. آیا نیاز به چیلر اضافی داریم یا شاید قفسه‌های بهتری لازم است؟ ایمنی مواد غذایی در اینجا اهمیت زیادی دارد. بیشتر آشپزخانه‌ها به این نتیجه می‌رسند که تجهیزات خاصی برای حفظ دمای ایمن تمامی مواد لازم دارند. راه خوبی برای کاهش ضایعات استفاده از سیستم FIFO است — یعنی مواد جدید را پشت کالاهای قدیمی‌تر قرار دهید تا هیچ چیز در پشت فراموش نشود. این راه حل ساده باعث می‌شود محصولات تازه‌تر بمانند و فاسد نشوند قبل از موعد لازم. قواعدی که از سوی سازمان بهداشت و ایمنی کار (HSE) وضع شده‌اند را فراموش نکنید؟ آنها دستورالعمل‌های خاصی درباره کنترل دما و جداسازی مواد خام از پخته شده دارند. رعایت این استانداردها فقط برای جلوگیری از جریمه نیست. مشتریان متوجه می‌شوند که یک غذا چقدر تازه است و یا اینکه چقدر طولانی‌مدت در انبار مانده است.

بررسی گواهینامه‌های امنیت غذا (HACCP، ISO 22000)

هنگام کار با تأمین‌کنندگان، بررسی مدارک مربوط به ایمنی مواد غذایی آن‌ها اهمیت زیادی دارد تا بتوانیم از ایمنی محصولات خود اطمینان حاصل کنیم و استانداردهای کیفی را رعایت کنیم. برای هر کسی که در این حوزه فعالیت می‌کند، دریافت مدارک گواهی مانند HACCP و ISO 22000 در هنگام ارزیابی تأمین‌کنندگان جدید کاری عادی و روتین است. این مدارک به ما اطلاعات زیادی درباره اینکه یک تأمین‌کننده چقدر به پروتکل‌های ایمنی مواد غذایی اهمیت می‌دهد، ارائه می‌دهند. تجربه نشان داده است که تأمین‌کنندگان دارای گواهی اغلب قابل اعتمادتر هستند، چون فرآیندهای آن‌ها مطابق با رویه‌های تعیین شده است و به طور منظم مورد بازرسی قرار می‌گیرند. به همین دلیل ما اصرار داریم که گواهی‌های فعلی را مشاهده کنیم و این اثبات را داشته باشیم که تأمین‌کنندگان به طور دوره‌ای تحت فرآیندهای حسابرسی قرار می‌گیرند. این موضوع به ما اطمینان می‌دهد که آن‌ها ماه به ماه همچنان این قواعد مهم ایمنی مواد غذایی را رعایت می‌کنند.

تأمین مطابقت با مقررات محلی و بین‌المللی

رعایت قوانین بهداشت محلی و استانداردهای جهانی ایمنی غذا، کمک می‌کند تا مشکلات قانونی پیش بینی نشده و اختلال در زنجیره تأمین رخ ندهد. تأمین‌کنندگان باید این قوانین را به دقت دنبال کنند تا از پرداخت جریمه یا بازگشت محصولات جلوگیری شود. انجام منظم بازرسی‌ها و تطابق با الزامات مراجع دولتی برای هر کسی که در این حوزه فعالیت می‌کند، ضروری است. بررسی مواردی از دنیای واقعی که شرکت‌ها از قوانین چشم‌پوشی کرده‌اند، نشان می‌دهد که چقدر اشتباهات می‌توانند از نظر مالی و اعتباری گران تمام شوند. یک شرکت صدها هزار دلار جریمه به دلیل شکست در بازرسی‌ها پرداخت کرد، در حالی که شرکت دیگری مشتریان بزرگ خود را به دلیل تخلفات مکرر از دست داد. این داستان‌ها یادآور اهمیت انطباق با قوانین در تولید مواد غذایی هستند و روشن می‌کنند که رعایت مقررات یک امر اختیاری نیست، بلکه برای موفقیت بلندمدت در صنعت، ضروری است.

بازبینی رویه‌های بازگردانی و قابلیت ردپایی

درک نحوه مدیریت تأمین‌کنندگان در قبال فراخوان محصولات و حفظ ردیابی، برای مدیریت مؤثر زنجیره تأمین ما بسیار مهم است. هنگام صحبت با آنها، من همیشه درباره نحوه برخورد در شرایط فراخوان سؤال می‌کنم. چقدر سریع می‌توانند پاسخ دهند؟ در صورت بروز یک مشکل در ایمنی مواد غذایی، چه نوع ارتباطی در نظر گرفته‌اند؟ این جزییات مهم هستند، چون شرکت‌هایی که در صورت بروز مشکلات بلافاصله اقدام می‌کنند، هزینه را کاهش داده و اعتبار خود را حفظ می‌کنند. بررسی الزامات ردیابی، اطلاعات زیادی درباره منشأ محصولات و نحوه حرکت آنها درون سیستم به من می‌دهد. این بحث‌ها را با استناد به مقررات واقعی که الزامات ردیابی خاصی را تعیین می‌کنند، پشتیبانی می‌کنم. اطمینان از رعایت این قواعد توسط تأمین‌کنندگان فقط یک روش خوب نیست، بلکه ضروری است تا عملیات زنجیره تأمین ما در چشم مشتریان و نهادهای نظارتی قابل اعتماد باقی بماند.

ارزیابی حمل و نقل و مدیریت زنجیره سرد

هنگام بررسی تأمین‌کنندگان، وقت بگذارید و نحوه مدیریت ترابری توسط آن‌ها و اینکه آیا واقعاً می‌توانند دمای کالاها را در تمام مراحل تحویل حفظ کنند را چک کنید. سیستم لجستیک آن‌ها را از نظر وجود کنترل‌های دمایی قابل اعتماد و همچنین داشتن یک سیستم نظارتی که شرایط را در حین حمل و نقل ردیابی می‌کند، بررسی کنید. ثابت نگه داشتن دما تنها مربوط به رعایت مقررات نیست؛ این موضوع مستقیماً بر ایمنی و کیفیت مواد غذایی تأثیر می‌گذارد. بسیاری از شیوع‌های بیماری‌های ناشی از مواد غذایی به شکست در حفظ زنجیره سرما بر می‌گردد. نقطه شروع خوبی می‌تواند مراجعه به گزارش‌های سازمان‌هایی مانند FDA یا USDA درباره شکست‌های زنجیره سرما در سال‌های اخیر باشد. این سند‌ها اغلب حاوی درس‌های ارزشمندی از وقایع واقعی هستند. رویکردی دقیق و جامع در این زمینه به شناسایی مشکلات احتمالی قبل از بروز آن‌ها کمک می‌کند و همچنین به شما بهترین روش‌های اثبات شده در حفظ قابلیت اطمینان تحویل در زنجیره‌های تأمین مختلف را نشان می‌دهد.

تایید برنامه‌ریزی تحویل و طرح‌های اضطراری

شرکت کردن تامین‌کنندگان با برنامه‌های شفاف تحویل، تفاوت اساسی در حفظ سطح خوب خدمات ایجاد می‌کند. از آن‌ها بپرسید که چگونه با مشکلات غیرمنتظره در حین حمل و نقل برخورد می‌کنند، زیرا این موضوع به‌صورت مستقیم بر کیفیت مواد غذایی تأثیر می‌گذارد وقتی چیزها به‌خوبی پیش نمی‌روند. بسیاری از کسب‌وکارها ارزش این را می‌دانند که بدانند در صورت بسته شدن مسیرهای اصلی، چه گزینه‌های پشتیبانی از تامین‌کنندگان دیگر در دسترس دارند. بررسی اعداد واقعی عملکرد گذشته در تحویل‌ها به ارزیابی مؤثر شرکای بالقوه کمک می‌کند. شرکتی که در هر ده بار تحویل، سه بار دیرکرد داشته باشد، در مقایسه با شرکتی که در سال گذشته دارای ضریب 85 درصد تحویل به‌موقع بوده است، از نظر گزارش‌های صنعتی قابل قبول نیست.

بررسی پوشش جغرافیایی و قابلیت مقیاس‌پذیری

دانستن اینکه تأمین‌کنندگان از نظر جغرافیایی در چه مناطقی فعالیت می‌کنند، در راستای رشد آینده کسب‌وکار اهمیت زیادی دارد. بررسی اینکه آیا تأمین‌کنندگان قادر به همراهی با گسترش کسب‌وکار هستند یا خیر، تأثیر زیادی روی اقلام موجود در منو و میزان سفارش موجودی مورد نیاز دارد. بازدید از تأسیسات آن‌ها به شناسایی این موضوع کمک می‌کند که آیا زیرساخت لازم برای مدیریت سفارشات بزرگ‌تر یا انواع متنوع‌تری از محصولات را دارند یا نه. همچنین بررسی جهت‌گیری‌های صنعت زمینه‌های مفیدی فراهم می‌کند و دلیل انتخاب تأمین‌کنندگانی که می‌توانند عملیات خود را در چندین مکان توسعه دهند را روشن می‌کند. وقتی تمام این موارد به خوبی در نظر گرفته شوند، احتمال اینکه تأمین‌کننده انتخابی بتواند با هرگونه رشد آینده کسب‌وکار کنار بیاید، بیشتر می‌شود.

درک تخفیف‌های خرید انبوه

خرید عمده واقعاً در کاهش هزینه‌های مواد غذایی تأثیر می‌گذارد. اکثر تأمین‌کنندگان هنگام سفارش مقادیر بیشتر، نرخ‌های بهتری ارائه می‌دهند، بنابراین هر چه مقدار بیشتری در یک زمان سفارش داده شود، قیمت هر واحد کالا معمولاً پایین‌تر می‌آید. از فروشندگان در مورد جداول جزئیات قیمت خود سؤال کنید، چون آنها معمولاً انواع مختلفی از سطوح تخفیف را در آن جدول‌ها فهرست کرده‌اند. برخی افراد واقعاً قبل از انجام سفارش‌های بزرگ، سناریوهای مختلف «در صورتی که» را بررسی می‌کنند تا ببینند چگونه این تصمیم‌ها ممکن است بر سودآوری آنها تأثیر بگذارد. با توجه به داده‌های موجود در صنعت، حدود 70 درصد از تأمین‌کنندگان برای خریدارانی که به طور منظم سفارش‌های بزرگی می‌دهند، بین 10 تا 15 درصد تخفیف از قیمت‌های عادی ارائه می‌دهند. داشتن این دانش به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا برنامه‌ریزی هوشمندانه‌تری برای نیازهای خرید خود داشته باشند و در عین حال هزینه‌ها و سودآوری را در طول زمان در نظر بگیرند.

شناسایی هزینه‌های اضافی (ارسال، ذخیره‌سازی)

شناسایی هزینه‌های پنهانی مانند هزینه‌های حمل و نقل، کارمزد خدمات و هزینه‌های انبارداری بسیار مهم است، به‌ویژه اگر بخواهیم مخارجمان از کنترل خارج نشود. وقتی با تأمین‌کنندگان صحبت می‌کنیم، دریافت توضیحات دقیق از تمامی هزینه‌های احتمالی که ممکن است بعداً متوجه ما شوند، امری بسیار ضروری است. دانستن اینکه دقیقاً بابت چه چیزی پول پرداخت می‌کنیم، برنامه‌ریزی بودجه را بسیار آسان‌تر می‌کند و از بروز صورت‌های پیش‌بینی‌نشده که می‌توانند جریان نقدی را تحت تأثیر قرار دهند، جلوگیری می‌کند. در صنعت مواد غذایی مثال‌های زیادی وجود دارد که شرکت‌ها به‌دلیل هزینه‌های غیرمنتظره دچار کاهش سود قابل توجهی شده‌اند. به همین دلیل است که شرکت‌های هوشمند در مورد آنچه قرار است به آن پایبند شوند مراقب هستند. درج تمامی این موارد در قراردادهای مفصل می‌تواند به‌خوبی ابهامات را برطرف کند و شرکت‌ها را از دام هزینه‌های پنهانی که بسیاری از کسب‌وکارها در شرایط غیرمنتظره با آن مواجه می‌شوند، محافظت کند.

مذاکره برای شرایط پرداخت شفاف

همکاری مستقیم در مورد شرایط پرداخت، تفاوت بزرگی در ادامه‌دار بودن روند کارها بین کسب‌وکارها ایجاد می‌کند. وقتی هر دو طرف دقیقاً می‌دانند که چه انتظاراتی وجود دارد، وجه به سرعت بیشتری در سیستم جریان پیدا می‌کند و درگیری‌های بعدی کمتری رخ می‌دهد. بسیاری از شرکت‌ها مفید می‌دانند که در مورد برنامه‌های پرداخت صحبت کنند که واقعاً با جریان نقدی ماهانه آن‌ها هماهنگ باشد، نه اینکه صرفاً به تاریخ‌های دلخواه تقویمی التزام داشته باشند. ارتباط خوب در مورد مسائل مالی، روابط واقعی با تأمین‌کنندگان را به وجود می‌آورد که از یک تراکنش تکی فراتر می‌رود. بیشتر صنایع به چیزی شبیه ۳۰ روزه خالص به عنوان روال استاندارد روی آورده‌اند، اما مذاکره‌کنندگان باهوش این را به عنوان نقطه شروع و نه قاعده مطلق در نظر می‌گیرند. در نهایت، یافتن زمینه مشترک معمولاً منجر به همکاری بهتر در آینده می‌شود.

برقراری پروتکل‌های ارتباطی واضح

قوانین ارتباطی شفاف در برقراری روابط خوب با تأمین‌کنندگان تفاوت ایجاد می‌کنند. رستوران‌ها باید مشخص کنند که چه کسی چه کاری را انجام می‌دهد و ترجیح می‌دهند پیام‌ها را چگونه انتقال دهند تا سفارشات به خوبی پیش برود و مشکلات به سرعت حل شوند. به خصوص در زمان‌های شلوغ، سرعت در ارسال و دریافت اطلاعات بسیار مهم است، چون هیچ‌کس نمی‌خواهد کاری متوقف شود یا از دست برود. امروزه بسیاری از رستوران‌ها از نرم‌افزارهای ویژه یا ابزارهای آنلاین استفاده می‌کنند تا بتوانند در مورد همه چیز از جمله تحویل‌های روزانه تا تغییرات آخر لحظه‌ای با تأمین‌کنندگان خود در ارتباط بمانند. وقتی همه اطلاعات را دارند و به راحتی بتوانند با یکدیگر تماس بگیرند، اعتماد با گذشت زمان ایجاد می‌شود. تأمین‌کنندگان احساس اطمینان بیشتری نسبت به تحقق انتظارات می‌کنند، در حالی که کارکنان رستوران وقت کمتری را صرف تعقیب پاسخ‌ها کرده و بیشتر روی مدیریت کسب‌وکار خود تمرکز می‌کنند.

بحث درباره مدیریت آلرژن و برچسب‌گذاری

در راستای رعایت مقررات و حفظ ایمنی مشتریان، مدیریت آلرژن‌ها و ارائه برچسب‌های دقیق یک گزینه اختیاری نیست. کسب‌وکارها باید مراحل ضروری را شناسایی کنند و در زنجیره تأمین با تأمین‌کنندگان خود به‌دقت همکاری کنند تا برچسب‌گذاری صحیح انجام شود. زمانی که محصولات به‌صورت اشتباه برچسب‌گذاری یا آلوده شوند، مشکلات ایجاد شده تنها محدود به مسائل کاغذی نمی‌شوند، بلکه سلامت افراد را نیز به خطر می‌اندازند. درخواست مدارک از تأمین‌کنندگان در خصوص روش‌های کنترل آلرژن، راهی منطقی برای شناسایی خطرات پنهان قبل از بروز مشکلات است. بررسی پیامدهای واقعی ناشی از سانحه‌های ایمنی مواد غذایی نشان می‌دهد که چرا کنترل مناسب آلرژن‌ها در عمل بسیار مهم‌تر از ظاهر نظری آن است.